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vendredi 23 novembre 2018

HPE : Survivre à CONCUR !

Tout est dans le titre...

35 commentaires à lire:

CFTC a dit…

Si vous essayez d’utiliser Concur qui remplace EEM, le choc de simplification annoncé est surtout un choc ! Où est le gain de temps ?

Inflation administrative, augmentation du temps de travail (car évidemment tout le monde le fait en plus du reste), coûts inutiles, fardeau…

En réalité, c'est la règle sur la confiance en ses employés qu'HPE met à mal : pour ce flicage de masse des coûts qui va coûter cher à HPE en temps/salaire et mécontentement, combien va-t-on gagner d'argent ? Combien de cas d'abus ont-ils été détectés justifiant un tel traçage ? Combien de deals seront perdus par le fait que nous ne voyagerons plus pour rencontrer les clients à cause de cette hantise en train de se créer de passer trop de temps pour se faire rembourser ? La QVT en prend un méchant coup…

Bon à savoir : on ne vous laisse pas tomber. En mode secouriste, les spécialistes CFTC sont à votre écoute (exprimiez-vous ici ou écrivez-nous à cftchp@hpe.com), testent intensivement le nouvel outil pour vous proposer très prochainement une première version d’un mini-guide pratique comme nous l’avions fait avec EEM.

Objectif : survivre à l’arrivée de Concur !

Anonyme a dit…

Il a fallu toute la journée pour s'approprier un minimum l'outil.

Quand on a des exceptions sur toutes les lignes à la première soumission, il faut les ouvrir une à une et comprendre ce qui cloche:
- Reçu pas attaché
- Champs non remplis (ils apparaissent avec un bord rouge à gauche)
- Bien cliquer Save après modif
- Puis resoumettre même si les exceptions (les points d'exclamation) apparaissent toujours. Le refresh se fait au moment de la soumission. P

A la seconde fois, tout est passé...

Anonyme a dit…

La multiplication du temps nécessaire pour les faire avec leur nouvelle méthode+outil Concur est impressionnante.

Déjà chacun passait 1/4 h 20' à faire une Note de frais avant. Maintenant, c'est une heure !! C'est cela qui est inacceptable...

Anonyme a dit…

" Je pense que ce flicage de nos notes de frais est désastreux psychologiquement et décourageant pour ceux qui sont très souvent en clientèle En plus je viens de perdre mon bureau pour raison de tourisme ; comme quoi faut jamais quitter son bureau

Evidemment pensé par quelqu'un qui ne sort jamais de son bureau, qui pense qu'on est des privilégiés d'être en tourisme tout au long de l'année

Si on pense que c'est intéressant des passer des heures sur nos notes de frais : BRAVO réussite totale

Faut scanner tous les documents !! qu'on va envoyer par la poste en plus Tout est en exception !! et multiples ; faut itemizer les notes d'hôtel !! Bien sûr la somme passe pas ; au Colorado y'a 5 taxes par nuit ; pourquoi pas demander une copie manuscrite?

Mes fistons qui travaillent dans des petites PME prennent une photo de leur facture ; trop simple ; pas de perte ; qui n'a pas perdu des notes de frais?
En plus géolocalisé ; minuté ; génial pour le flicage absolu ; y'a juste à prendre la photo des clients et enregistrer les conversations pour sécuriser que c'est professionnel

Si on veut pas qu'on voyage ; faut le dire ; moi voyager au fond des avions dans des vols super longs en multi hops parce qu'on veut les vols les moins chers ; des vols qui rognent sur mes weekends ; m'amuse plus beaucoup Des vols qui seraient bien moins chers et plus pratiques si je les réservais sur Kayak Faut utiliser blablacar? Blablaplane? Je peux prendre les commandes ; j'ai les qualifs ; on fera des économies sur les pilotes

Les notes de restaurant faut les itemizer et décrire les repas ? combien de calories ; on a droit au dessert? Je prends JAMAIS de dessert , d'entrée , de café ; je prends encore un sprite ; faut que je prenne de l'eau?
Je sais c'est meilleur pour la santé

En clientèle je ne vais plus au restaurant si c'est pas le client qui invite ; je vous promets que c'est contreproductif ; un repas est un moment privilégié avec les clients ; ne plus faire de repas d'affaire pour gratter quelques euros est une idiotie ; mais je vois pas comment je peux forcer le client à rentrer dans le budget donc je préfère ne plus aller au restaurant

Et le pompon la note ne passe pas car elle dépasse le prix prévu ; pas moyen de forcer cela ; c'est de ma faute si la prédiction de la location de voiture n'a pas fonctionné ; pas moi qui l'ai faite oourtant : pris que le modèle recommandé par HPE

Après 39ans de carrière de HP je viens de perdre mon bureau pour cause de vagabondage ; alors comprenez que ça devient dur de se concentrer sur mon travail réel et que le jeu d'intrigues qu'est devenu le remplissage des notes de frais ne m'amuse pas beaucoup "

CFTC a dit…

Premiers conseils CFTC pour l'utilisation de Concur remplacant EEM

Test sur 3 notes de frais dont une avec allocation à un Location Code Différent. Il faut:
• Se familiariser avec la nouvelle interface Concur,
• Numériser tous les reçus,
• Tous les charger sur Concur,
• Puis les associer manuellement avec chaque dépense.

Une fois que c’est fait, on continue d’envoyer ses notes de frais comme avant. Pas vraiment une simplification pour dire le moins. En revanche, une fois qu’on s’est familiarisé avec le nouvel outil, ça marche ! Il est même possible de faire passer 2 notes d’hôtel qui imposent d’itemiser la dépense. nous n'y sommes pas arrivé du premier coup mais ça marche, il faut le temps de la courbe d’apprentissage.

La CFTC prépare un miniguide pratique qui sera envoyé aux abonnés cftchp@hpe.com

Anonyme a dit…

Concur Mobile

Pour ma part je l’ai installé sur mon iPhone et cela marche. Toutefois il y a beaucoup de personnes qui se plaignent d’un problème de connexion réseau après la configuration qui fait qu’ils ne peuvent l’utiliser.
A noter que l’interface web est en anglais alors que l’appli mobile est en français et offre les même fonctionnalités…

Anonyme a dit…

Concur Mobile? Il paraît que c'est pratique pour le scan des reçus.

Anonyme a dit…

Moi sur Android, ça ne passe pas #6, tu utilises SSO ou e-mail + PIN ?

Anonyme a dit…

Ah ben c’est exactement le BIG problème pour beaucoup de gens.
Je suis passé par la configuration mobile dans le profil sur le web. Le mot de passe dans l’appli mobile est défini dans ton profil web et ce n’est pas ton mot de passe habituel.
A priori quelqu’un a trouvé une solution
Cela se trouve ici https://www.yammer.com/hpe.com/threads/1194738807
Mais il faut passer par un appel au support.

Anonyme a dit…

Exact. Un des intérêts de l'appli mobile est que dès que l'on a payé on peut scanner le ticket de caisse. Il est donc numérisé et si on le perd on en a une copie. Cela dit en France il faudra toujours envoyer l'original au centre de traitement des notes de frais. Pour le moment cela ne semble pas être une simplification ou n'y même très écologique mais cela est certainement dû à des contraintes de notre législation. Cela pourra peut-être évoluer dans le futur.
Autre avantage de l'appli mobile... elle est en Français! alors que la version web est en anglais ou en russe....

Si une facture manque, il existe une procédure pour soumettre la dépense
https://hpe.sharepoint.com/sites/f3/coo/concurE2E/sitepages/documents/Lost_receipt-manual.pdf

Anonyme a dit…

bonjour,

pas la peine d'appeler le support, il faut :
aller dans ton profil sur le web
cliquer en bas à gauche sur : Concur Mobile Registration
ça donne un truc du style 00000@hpe.com
cliquer sur : Forgot Concur Mobile PIN
donner le 00000@hpe.com
créer un code PIN

Anonyme a dit…

Concur n'est pas intuitif, mais relativement pratique.
Pourquoi doit-on envoyer les justificatifs? je n'ai rien vu la dessus.
J'ai fait une note de frais, validée et en paiement,juste avec les justificatifs scannés ou pris en photo via l'appli mobile (très pratique)

Anonyme a dit…

Concur App Mobile ne marche pas non plus... impossible de se connecter.
L'outil est loin de s'être amélioré...
Pff, autre chose à faire que de passer mon temps sur ces outils d'admin...

Anonyme a dit…

Pour 11, pour moi, l'appli mobile ne marche pas même en changeant le PIN...
plusieurs fois, et je ne dois pas être le seul vu les posts Yammer à ce sujet...

Anonyme a dit…

Apparemment, pour le problème de connection à concur mobile app, il faut: "open a case and ask them to Wipe Your Mobile App".
A voir dans les commentaires de ce post Yammer que l'utilisateur 9 a posté plus haut et que voici:
https://www.yammer.com/hpe.com/#/threads/show?threadId=1194738807

Anonyme a dit…

Bonjour

Je profite de votre Flash "Vous avez dit QVT ?" pour porter mon sentiment sur le choc de simplification de l’outil : CONCUR et autres transformations


Pour Les joies de CONCUR :
1 : reporte des vols déjà facturés ; perdu 2h à comprendre où je merdais ; non c’est l’outil
2 : ensuite toutes les factures entrent en exceptions ; certaines insurmontables

Hotels : qu’il faut itemizer ; au Colorado y’a 5 taxes et y’a que 3 cases pour les taxes ; je fais quoi ?

Perdu 1h pour comprendre que faut toujours un commentaire dans les itemizations : franchement quel archaisme au temps du Machine Learning ; on revient au moyen âge
3 : repas entre employés : l’outil vous demande de confirmer que y’a pas de clients ; sans vous offrir de moyen d’enlever l’alarme
Donc seule solution, utiliser l’option repas avec clients sans client !!
4 : faut scanner les documents et continuer la paperasse !!

Maintenant les warnings constants de faire des économies ; comme si nos voyages étaient du tourisme
Comme si ; voyager avec des vols à 2 balles et 3 hops qui rognent sur nos weekends et soirées nous amusait
Comme si voler en dernière classe nous ravissait
Comme si gérer séparément nos bagages en plus nous apportait du ravissement de passer du temps avec l’hôtesse
Comme si rester des heures entre 2 hops au milieu du bétail nous apportait un apprentissage fondamental ; sinon on aurait droit au Loundge pour au moins se reposer
Comme si rentrer courbé et usé par ces heures dans ces boites à sardines nous apportait un entrainement physique ; genre entrainement de survie
Comme si ne plus JAMAIS inviter un client de peur qu’il commande une entrée , un dessert ou une boisson trop chère pouvait être une économie ; ceux qui sont face aux clients connaissent l’importance de ces moments privilégies
Je parle même pas des hôtels que HPE recommande ; souvent mal placés ; souvent très chers par rapport à ceux que hotel.com nous recommande ; incompréhensible , y’a un objectif caché que je ne perçois pas et probablement préfère ne pas connaitre

Conclusion : voyager pour le business devient une corvée et une culpabilité de voler l’argent des employés qui ne voyagent JAMAIS ou RAREMENT

Et cerise : l’opération CONCUR qui consomme notre temps ; on a rien d’autre à faire que jouer au chat et la souris avec ce logiciel intraitable

C’est quoi ce flicage ; des dizaines d'années de carrière pour qu’on me flique du matin au soir ; qu’on me force à toute sortes de trainings pour neuneux ?

.......

CFTC a dit…

...

Je suis un fils de Hewlett et Packard ; la moralité et honnêteté ce sont mes pères qui me les ont apprises par l’exemple et pas en suppositoires
Pas besoin de leçons de morale ; tous les employés partageaient ces valeurs ; personne ne pouvait tricher

Je parle même pas que les valeurs morales de ces trainings sont souvent discutables car basés sur les valeurs d’un autre pays un peu spécial

Bon et Cerise #2 ; comme je voyage ; j’ai perdu mon bureau

Donc le DT est isolé ; alors qu’il devrait être au centre pour aider la nouvelle génération à comprendre et appréhender les challenges qui se présentent à nous, non on préfère me mettre au coin

Mais bien sur le HPWAY c’est archaïque

3 priorités

1 : le POGNON
2 : le Profit

Je vous laisse deviner la troisième

Pourtant je comprends pas , notre croissance est toujours aussi forte ; notre profit aussi ; bien sûr c’est JAMAIS assez ; The Sky is The Limit

Alors pour faire du pognon et toujours voyager : donnez-nous le budget ; nous saurons en faire un meilleur usage et moins de paperasse

Mais vous avez peur qu’on triche ; parce que y’a eu 2 tricheurs vous pensez que tous les employés trichent
Et même si y’a 10% de perte ; c’est pas un bon investissement pour les 90% qui trichent pas; de leur foutre la paix ?
Ca permettrait de mettre en acte la soi-disant confiance vers les employés

Qui n’a pas perdu des notes de frais ?
Et les taux de change et frais sous-estimés c’est pour notre pomme ?

Nous on se plaint pas ; on aime nos jobs ; on aime rencontrer nos clients et trouver des solutions
Mais c’est perçu comme du tourisme !!

Toute façon je peux plus voyager ; faut 2 semaines de préavis en France et 4 semaines en international
Haha ; le mec qui a eu cette idée et ceux qui la colportent ont JAMAIS organisé un meeting ; où faut réunir des clients et des experts
Super difficile ; souvent décalés ; souvent ajusté au dernier moment
Et les vols et certains hôtels sont pas annulables : moralité : annulation et perte d’argent pour résultat : ZERO

Récemment j’ai reçu une lettre hyper agressive ; que je considère insultante parce que j’avais violé le process et que je pouvais être « terminated » si je recommençais cet acte de piraterie de violer la règle des 3 semaines

Tout cela parce le vol planifié dans les temps avec un vol à 2 balles qui passait par le Turquie ; pays subitement bani ;; et donc comme on pouvait pas transformer le vol alors on cancel et recommande ; mais dans ce cas la règle des 3 semaines qui est maintenant 4 semaines était violée , d’où cette lettre si perturbante

Peut-être qu’avec plus de présence ; je retrouverai un bureau
En tout cas ma tension sera plus basse

Et moi aussi je ferai des économies et je passerai plus de temps en famille et ne serai pas aussi fatigué

Vraiment dur ; même avec une foi imperturbable de résister aux agressions permanentes ; pas vraiment un climat encourageant à se défoncer ; à se concentrer sur mon expertise réelle qui n’est pas de remplir correctement des notes de frais

Merci donc de m’encourager à respecter SCRUPULEUSEMENT AVEC UNE RIGUEUR ABSOLUE toutes ces règles si fondamentales que mon petit cerveau a pourtant tant de mal de digérer

Je promets de faire des efforts et progresser et rentrer dans le rang des gentils employés bien obéissants


Ce mail sarcastique ne vise aucune personne ; mais un système qui devient fou et inhumain

J’espère en tout vous avoir amusé pendant quelques minutes ; parce que bien sûr ; vaut mieux en rire qu’en pleurer

Anonyme a dit…

Je comprends qu’il faut vider le cache sur le serveur de l’info Concur concernant notre téléphone. Cette manip ne peut être faite que par un Sys Admin. Je crois que je fais overdose du Support IT pour les 20 prochaines années. Je passe mon tour…

Anonyme a dit…

Survivre à Concur ... avec "Concur Expense End User Help"
https://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/help/en-us/release/expemp_professional/c40e3c8751c31015923a8b5ee03c4373.html
Courage !

CFTC Frédéric Goupil a dit…

Notre Flash Guide Pratique Concur envoyé aux abonnés cftchp@hpe.com

Comme promis dans notre Flash coup de gueule « Vous avez dit QVT ? » de vendredi dernier, nous ne vous laissons pas tomber face à Concur (pour la petite histoire Concur a été racheté par SAP en 2014…).

En mode secouriste, les spécialistes CFTC HPE ont échangé toute la semaine dernière pour vous proposer une semaine seulement après le lancement un mini-guide pratique déjà très complet dans sa version 3.1. Comme nous l’avions fait avec EEM à l’époque.

Objectif : vous aider à survivre à l’arrivée de Concur !

Nous restons à votre écoute pour perfectionner ce guide si nécessaire. Vos commentaires sont les bienvenus par courriel (écrivez-nous !) ou dans le nouveau sujet Blog : Survivre à Concur !

Ce travail de nos spécialistes est juste une preuve concrète de plus que vous pouvez compter sur la CFTC en toute circonstance : hier, aujourd’hui et demain !

Anonyme a dit…

Sacré boulot !
Merci

Anonyme a dit…

Le guide est super! Merci beaucoup

Anonyme a dit…

Super merci ! C’est pas du luxe !!

Anonyme a dit…

Super, ici tout le monde dit que CONCUR est une énorme galère donc ça va être très utile !

Anonyme a dit…

Bonjour et merci pour le guide

Y a-t-il des indications specifique pour les teleworkers et leur notes de frais de home office ?

CFTC a dit…

bonjour 25

Nous supposons que tu parlais de l’abonnement Internet, et autres indemnités selon les cas …

Nous avons posé la question : aucune spécificité pour les Teleworkers.

Anonyme a dit…

Bon, je rebondis sur le commentaire 18, j'ai tout essayé mais mon application SAP Concur Mobile ne veut vraiment pas marcher... et pour ce qui est du support interne, je n'en peux plus de passer de service en service avec personne qui connait la manip suivante: "Je comprends qu’il faut vider le cache sur le serveur de l’info Concur concernant notre téléphone. Cette manip ne peut être faite que par un Sys Admin. Je crois que je fais overdose du Support IT pour les 20 prochaines années. Je passe mon tour…"
Je fais une overdose également..

CFTC a dit…

Nouvelle version (# 4) !

Rajouts : approuver + suivi du status du report

https://www.cftchpe.fr/wp-content/uploads/2018/11/Mini-guide-Concur-v4.pdf

Mot de passe sur demande à cftchp@hpe.com ou dans notre Flash Pratique Concur du 26 novembre

CFTC a dit…

Question DP CFTC

Question 7:

WELCOME TO HPE EEM (Employee Expense Management)
Since Concur Go Live is on Nov 19th, Nov 5th will be the last load of CITI transactions and Card transactions between Nov 6th and Nov 19th will automatically load into Concur for processing when Concur goes live.
Take immediate action to submit all your open EEM transactions as Nov 8th is the last Day for submission and any expense report that is not submitted in EEM must be recreated in Concur.
Managers to approve all the expense reports by 12th Nov, any expense report not fully approved must be recreated in Concur. If you have corporate card transactions which are usually paid on your behalf, you must pay Citi directly.

7.1 Quelles sont les transactions visées par cette dernière phrase ?
Induit-elle qu’HPE demande à ses salariés de lui faire une avance de fonds ?
7.2. SAP Concur accueille les utilisateurs français avec le message :
“ Your country is not live on SAP Concur.
Please use your existing process to submit your expenses.”
7.3. Pourquoi y a-t-il une interruption de service de 14 jours sur un processus où les retards de remboursements des transactions Citi génèrent des pénalités à charge de l’employé ?
Quelle sera la procédure de prise en charge systématique par HPE de telles pénalités dûes à l’absence d’outil fonctionnel pendant toute la période d’interruption de service ?

Réponse :
7.1. Certaines transactions sont effectuées par les salariés avec leur carte bancaire personnelle (oubli de carte, problème de Citi Card temporaire) mais HPE ne demande en aucun cas à ses salariés de faire une avance de fonds.
7.2. Ce message était affiché en attendant le Go Live.
7.3. L’interruption de service dans le cadre de changement d’outil est inévitable pour effectuer la transition des systèmes.
Si le salarié prouve que le retard de remboursement et la pénalité sont dus à HPE, alors la pénalité sera remboursée par HPE. Dans le cas contraire, il n’y aura pas de prise en charge par HPE.

CFTC a dit…

Réponse à une question CFTC :

" Il n’y a pas de formation prévue pour ce nouvel outil"

CFTC a dit…

Question DP

a) Comment se fait-il que pour utiliser l’application Concur, les salariés soient obligés d’accepter le partage de leurs données avec les partenaires de Concur ? L’application ne fonctionnant pas sur le mobile sans l’acceptation de ces conditions générales de licence.
S’agissant de données financières personnelles, comment prévoyez-vous d’appliquer les règles de la RGPD ?

b) Certaines notes ont déjà été comptabilisées et réglées dans EEM, mais elles réapparaissent dans l'outil CONCUR Que doit-on en faire ?
c) Pour les remboursements kilométriques, l'outil demande l'immatriculation du véhicule, est-ce légal en France ?
d) Comment HPE peut-elle concilier la lourdeur de cet outil (encore un) avec les résultats de la QVT qui mettaient en avant la lourdeur et la multiplicité des process
e) Sur l'intranet (https://hpe.sharepoint.com/sites/EMEA/france/EG/Pages/index.aspx). C’est toujours EEM qui apparait comme l'outil des notes de frais.

Réponse :
a) Le contrat conclu entre HPE et Concur contient des clauses conformes à la RGPD.
Les données personnelles dans Concur sont uniquement utilisées pour les demandes de déplacement, les réservation et dépenses des salariés HPE et non divulguées à des fins commerciales.
b) Un salarié concerné par ce dysfonctionnement est invité à ouvrir un case dans Concur pour résoudre sa problématique.
c) Il n’est pas obligatoire de communiquer la plaque d’immatriculation du véhicule dans l’outil.
d) Il s’agit d’un outil déployé mondialement et indépendamment de l’enquête QVT qui a été menée cette année.
e) La demande de mise à jour a été faite.

CFTC a dit…

Question DP

Justificatifs pour les notes de frais :
Dans le nouvel outil, il est demandé de fournir un scan de chaque justificatif.
• Quel est le moyen donné par la direction pour effectuer cette tâche sans avoir à passer des heures devant le photocopieur / scanner de nos agences ?
• Un scan du justificatif est-il obligatoire pour chaque dépense ?
• Un scan global de l’ensemble des justificatifs d’un même report est-il suffisant ?
• Quelle est la raison de la nécessité d’envoi des originaux des justificatifs ainsi que la copie du ‘report’ au centre de traitement de Grenoble ?

Réponse :
Il s’agit d’un processus global auquel la France ne peut pas déroger.
Il faut scanner les justificatifs par dépenses. Il n’est pas possible d’effectuer un scan global.
Il est nécessaire d’envoyer les originaux des justificatifs ainsi que la copie du « report » au centre de traitement de Grenoble pour des raisons de gestion (évite les pertes, cela permet aux approbateurs de voir les reçus et de comprendre davantage les notes de frais) et pour des raisons juridiques (en cas de contrôle URSSAF).

Anonyme a dit…

@32
Salarié ESF (DXC). On a Concur depuis le début de l'année.
J'ai toujours scanné mes justificatifs groupés suivant ce qui m'arrange (souvent par date) : jamais aucun problème.
Avec ce mode il est plus simple de télécharger le scan dans Concur au moment de la création de la dépense.

CFTC a dit…

Nouvelle version du guide pratique ! Version 5

https://www.cftchpe.fr/dossiers-pratiques

Ajouts :

Numérisation des reçus

Mot de passe sur demande à cftchp@hpe.com ou dans notre Flash Pratique Concur du 26 novembre

Anonyme a dit…

si ce n'était l'itemisation des factures (pénible) et le trop grand nombre de catégories de dépenses(on s'y perd), je trouve l'outil plutôt bien fait et je n'ai pas mis longtemps à faire ma note de frais.

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