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57 commentaires à lire:
Si vous essayez d’utiliser Concur qui remplace EEM, le choc de simplification annoncé est surtout un choc ! Où est le gain de temps ?
Inflation administrative, augmentation du temps de travail (car évidemment tout le monde le fait en plus du reste), coûts inutiles, fardeau…
En réalité, c'est la règle sur la confiance en ses employés qu'HPE met à mal : pour ce flicage de masse des coûts qui va coûter cher à HPE en temps/salaire et mécontentement, combien va-t-on gagner d'argent ? Combien de cas d'abus ont-ils été détectés justifiant un tel traçage ? Combien de deals seront perdus par le fait que nous ne voyagerons plus pour rencontrer les clients à cause de cette hantise en train de se créer de passer trop de temps pour se faire rembourser ? La QVT en prend un méchant coup…
Bon à savoir : on ne vous laisse pas tomber. En mode secouriste, les spécialistes CFTC sont à votre écoute (exprimiez-vous ici ou écrivez-nous à cftchp@hpe.com), testent intensivement le nouvel outil pour vous proposer très prochainement une première version d’un mini-guide pratique comme nous l’avions fait avec EEM.
Objectif : survivre à l’arrivée de Concur !
Il a fallu toute la journée pour s'approprier un minimum l'outil.
Quand on a des exceptions sur toutes les lignes à la première soumission, il faut les ouvrir une à une et comprendre ce qui cloche:
- Reçu pas attaché
- Champs non remplis (ils apparaissent avec un bord rouge à gauche)
- Bien cliquer Save après modif
- Puis resoumettre même si les exceptions (les points d'exclamation) apparaissent toujours. Le refresh se fait au moment de la soumission. P
A la seconde fois, tout est passé...
La multiplication du temps nécessaire pour les faire avec leur nouvelle méthode+outil Concur est impressionnante.
Déjà chacun passait 1/4 h 20' à faire une Note de frais avant. Maintenant, c'est une heure !! C'est cela qui est inacceptable...
" Je pense que ce flicage de nos notes de frais est désastreux psychologiquement et décourageant pour ceux qui sont très souvent en clientèle En plus je viens de perdre mon bureau pour raison de tourisme ; comme quoi faut jamais quitter son bureau
Evidemment pensé par quelqu'un qui ne sort jamais de son bureau, qui pense qu'on est des privilégiés d'être en tourisme tout au long de l'année
Si on pense que c'est intéressant des passer des heures sur nos notes de frais : BRAVO réussite totale
Faut scanner tous les documents !! qu'on va envoyer par la poste en plus Tout est en exception !! et multiples ; faut itemizer les notes d'hôtel !! Bien sûr la somme passe pas ; au Colorado y'a 5 taxes par nuit ; pourquoi pas demander une copie manuscrite?
Mes fistons qui travaillent dans des petites PME prennent une photo de leur facture ; trop simple ; pas de perte ; qui n'a pas perdu des notes de frais?
En plus géolocalisé ; minuté ; génial pour le flicage absolu ; y'a juste à prendre la photo des clients et enregistrer les conversations pour sécuriser que c'est professionnel
Si on veut pas qu'on voyage ; faut le dire ; moi voyager au fond des avions dans des vols super longs en multi hops parce qu'on veut les vols les moins chers ; des vols qui rognent sur mes weekends ; m'amuse plus beaucoup Des vols qui seraient bien moins chers et plus pratiques si je les réservais sur Kayak Faut utiliser blablacar? Blablaplane? Je peux prendre les commandes ; j'ai les qualifs ; on fera des économies sur les pilotes
Les notes de restaurant faut les itemizer et décrire les repas ? combien de calories ; on a droit au dessert? Je prends JAMAIS de dessert , d'entrée , de café ; je prends encore un sprite ; faut que je prenne de l'eau?
Je sais c'est meilleur pour la santé
En clientèle je ne vais plus au restaurant si c'est pas le client qui invite ; je vous promets que c'est contreproductif ; un repas est un moment privilégié avec les clients ; ne plus faire de repas d'affaire pour gratter quelques euros est une idiotie ; mais je vois pas comment je peux forcer le client à rentrer dans le budget donc je préfère ne plus aller au restaurant
Et le pompon la note ne passe pas car elle dépasse le prix prévu ; pas moyen de forcer cela ; c'est de ma faute si la prédiction de la location de voiture n'a pas fonctionné ; pas moi qui l'ai faite oourtant : pris que le modèle recommandé par HPE
Après 39ans de carrière de HP je viens de perdre mon bureau pour cause de vagabondage ; alors comprenez que ça devient dur de se concentrer sur mon travail réel et que le jeu d'intrigues qu'est devenu le remplissage des notes de frais ne m'amuse pas beaucoup "
Premiers conseils CFTC pour l'utilisation de Concur remplacant EEM
Test sur 3 notes de frais dont une avec allocation à un Location Code Différent. Il faut:
• Se familiariser avec la nouvelle interface Concur,
• Numériser tous les reçus,
• Tous les charger sur Concur,
• Puis les associer manuellement avec chaque dépense.
Une fois que c’est fait, on continue d’envoyer ses notes de frais comme avant. Pas vraiment une simplification pour dire le moins. En revanche, une fois qu’on s’est familiarisé avec le nouvel outil, ça marche ! Il est même possible de faire passer 2 notes d’hôtel qui imposent d’itemiser la dépense. nous n'y sommes pas arrivé du premier coup mais ça marche, il faut le temps de la courbe d’apprentissage.
La CFTC prépare un miniguide pratique qui sera envoyé aux abonnés cftchp@hpe.com
Concur Mobile
Pour ma part je l’ai installé sur mon iPhone et cela marche. Toutefois il y a beaucoup de personnes qui se plaignent d’un problème de connexion réseau après la configuration qui fait qu’ils ne peuvent l’utiliser.
A noter que l’interface web est en anglais alors que l’appli mobile est en français et offre les même fonctionnalités…
Concur Mobile? Il paraît que c'est pratique pour le scan des reçus.
Moi sur Android, ça ne passe pas #6, tu utilises SSO ou e-mail + PIN ?
Ah ben c’est exactement le BIG problème pour beaucoup de gens.
Je suis passé par la configuration mobile dans le profil sur le web. Le mot de passe dans l’appli mobile est défini dans ton profil web et ce n’est pas ton mot de passe habituel.
A priori quelqu’un a trouvé une solution
Cela se trouve ici https://www.yammer.com/hpe.com/threads/1194738807
Mais il faut passer par un appel au support.
Exact. Un des intérêts de l'appli mobile est que dès que l'on a payé on peut scanner le ticket de caisse. Il est donc numérisé et si on le perd on en a une copie. Cela dit en France il faudra toujours envoyer l'original au centre de traitement des notes de frais. Pour le moment cela ne semble pas être une simplification ou n'y même très écologique mais cela est certainement dû à des contraintes de notre législation. Cela pourra peut-être évoluer dans le futur.
Autre avantage de l'appli mobile... elle est en Français! alors que la version web est en anglais ou en russe....
Si une facture manque, il existe une procédure pour soumettre la dépense
https://hpe.sharepoint.com/sites/f3/coo/concurE2E/sitepages/documents/Lost_receipt-manual.pdf
bonjour,
pas la peine d'appeler le support, il faut :
aller dans ton profil sur le web
cliquer en bas à gauche sur : Concur Mobile Registration
ça donne un truc du style 00000@hpe.com
cliquer sur : Forgot Concur Mobile PIN
donner le 00000@hpe.com
créer un code PIN
Concur n'est pas intuitif, mais relativement pratique.
Pourquoi doit-on envoyer les justificatifs? je n'ai rien vu la dessus.
J'ai fait une note de frais, validée et en paiement,juste avec les justificatifs scannés ou pris en photo via l'appli mobile (très pratique)
Concur App Mobile ne marche pas non plus... impossible de se connecter.
L'outil est loin de s'être amélioré...
Pff, autre chose à faire que de passer mon temps sur ces outils d'admin...
Pour 11, pour moi, l'appli mobile ne marche pas même en changeant le PIN...
plusieurs fois, et je ne dois pas être le seul vu les posts Yammer à ce sujet...
Apparemment, pour le problème de connection à concur mobile app, il faut: "open a case and ask them to Wipe Your Mobile App".
A voir dans les commentaires de ce post Yammer que l'utilisateur 9 a posté plus haut et que voici:
https://www.yammer.com/hpe.com/#/threads/show?threadId=1194738807
Bonjour
Je profite de votre Flash "Vous avez dit QVT ?" pour porter mon sentiment sur le choc de simplification de l’outil : CONCUR et autres transformations
Pour Les joies de CONCUR :
1 : reporte des vols déjà facturés ; perdu 2h à comprendre où je merdais ; non c’est l’outil
2 : ensuite toutes les factures entrent en exceptions ; certaines insurmontables
Hotels : qu’il faut itemizer ; au Colorado y’a 5 taxes et y’a que 3 cases pour les taxes ; je fais quoi ?
Perdu 1h pour comprendre que faut toujours un commentaire dans les itemizations : franchement quel archaisme au temps du Machine Learning ; on revient au moyen âge
3 : repas entre employés : l’outil vous demande de confirmer que y’a pas de clients ; sans vous offrir de moyen d’enlever l’alarme
Donc seule solution, utiliser l’option repas avec clients sans client !!
4 : faut scanner les documents et continuer la paperasse !!
Maintenant les warnings constants de faire des économies ; comme si nos voyages étaient du tourisme
Comme si ; voyager avec des vols à 2 balles et 3 hops qui rognent sur nos weekends et soirées nous amusait
Comme si voler en dernière classe nous ravissait
Comme si gérer séparément nos bagages en plus nous apportait du ravissement de passer du temps avec l’hôtesse
Comme si rester des heures entre 2 hops au milieu du bétail nous apportait un apprentissage fondamental ; sinon on aurait droit au Loundge pour au moins se reposer
Comme si rentrer courbé et usé par ces heures dans ces boites à sardines nous apportait un entrainement physique ; genre entrainement de survie
Comme si ne plus JAMAIS inviter un client de peur qu’il commande une entrée , un dessert ou une boisson trop chère pouvait être une économie ; ceux qui sont face aux clients connaissent l’importance de ces moments privilégies
Je parle même pas des hôtels que HPE recommande ; souvent mal placés ; souvent très chers par rapport à ceux que hotel.com nous recommande ; incompréhensible , y’a un objectif caché que je ne perçois pas et probablement préfère ne pas connaitre
Conclusion : voyager pour le business devient une corvée et une culpabilité de voler l’argent des employés qui ne voyagent JAMAIS ou RAREMENT
Et cerise : l’opération CONCUR qui consomme notre temps ; on a rien d’autre à faire que jouer au chat et la souris avec ce logiciel intraitable
C’est quoi ce flicage ; des dizaines d'années de carrière pour qu’on me flique du matin au soir ; qu’on me force à toute sortes de trainings pour neuneux ?
.......
...
Je suis un fils de Hewlett et Packard ; la moralité et honnêteté ce sont mes pères qui me les ont apprises par l’exemple et pas en suppositoires
Pas besoin de leçons de morale ; tous les employés partageaient ces valeurs ; personne ne pouvait tricher
Je parle même pas que les valeurs morales de ces trainings sont souvent discutables car basés sur les valeurs d’un autre pays un peu spécial
Bon et Cerise #2 ; comme je voyage ; j’ai perdu mon bureau
Donc le DT est isolé ; alors qu’il devrait être au centre pour aider la nouvelle génération à comprendre et appréhender les challenges qui se présentent à nous, non on préfère me mettre au coin
Mais bien sur le HPWAY c’est archaïque
3 priorités
1 : le POGNON
2 : le Profit
Je vous laisse deviner la troisième
Pourtant je comprends pas , notre croissance est toujours aussi forte ; notre profit aussi ; bien sûr c’est JAMAIS assez ; The Sky is The Limit
Alors pour faire du pognon et toujours voyager : donnez-nous le budget ; nous saurons en faire un meilleur usage et moins de paperasse
Mais vous avez peur qu’on triche ; parce que y’a eu 2 tricheurs vous pensez que tous les employés trichent
Et même si y’a 10% de perte ; c’est pas un bon investissement pour les 90% qui trichent pas; de leur foutre la paix ?
Ca permettrait de mettre en acte la soi-disant confiance vers les employés
Qui n’a pas perdu des notes de frais ?
Et les taux de change et frais sous-estimés c’est pour notre pomme ?
Nous on se plaint pas ; on aime nos jobs ; on aime rencontrer nos clients et trouver des solutions
Mais c’est perçu comme du tourisme !!
Toute façon je peux plus voyager ; faut 2 semaines de préavis en France et 4 semaines en international
Haha ; le mec qui a eu cette idée et ceux qui la colportent ont JAMAIS organisé un meeting ; où faut réunir des clients et des experts
Super difficile ; souvent décalés ; souvent ajusté au dernier moment
Et les vols et certains hôtels sont pas annulables : moralité : annulation et perte d’argent pour résultat : ZERO
Récemment j’ai reçu une lettre hyper agressive ; que je considère insultante parce que j’avais violé le process et que je pouvais être « terminated » si je recommençais cet acte de piraterie de violer la règle des 3 semaines
Tout cela parce le vol planifié dans les temps avec un vol à 2 balles qui passait par le Turquie ; pays subitement bani ;; et donc comme on pouvait pas transformer le vol alors on cancel et recommande ; mais dans ce cas la règle des 3 semaines qui est maintenant 4 semaines était violée , d’où cette lettre si perturbante
Peut-être qu’avec plus de présence ; je retrouverai un bureau
En tout cas ma tension sera plus basse
Et moi aussi je ferai des économies et je passerai plus de temps en famille et ne serai pas aussi fatigué
Vraiment dur ; même avec une foi imperturbable de résister aux agressions permanentes ; pas vraiment un climat encourageant à se défoncer ; à se concentrer sur mon expertise réelle qui n’est pas de remplir correctement des notes de frais
Merci donc de m’encourager à respecter SCRUPULEUSEMENT AVEC UNE RIGUEUR ABSOLUE toutes ces règles si fondamentales que mon petit cerveau a pourtant tant de mal de digérer
Je promets de faire des efforts et progresser et rentrer dans le rang des gentils employés bien obéissants
Ce mail sarcastique ne vise aucune personne ; mais un système qui devient fou et inhumain
J’espère en tout vous avoir amusé pendant quelques minutes ; parce que bien sûr ; vaut mieux en rire qu’en pleurer
Je comprends qu’il faut vider le cache sur le serveur de l’info Concur concernant notre téléphone. Cette manip ne peut être faite que par un Sys Admin. Je crois que je fais overdose du Support IT pour les 20 prochaines années. Je passe mon tour…
Survivre à Concur ... avec "Concur Expense End User Help"
https://www.concurtraining.com/customers/tech_pubs/help/en-us/release/expemp_professional/c40e3c8751c31015923a8b5ee03c4373.html
Courage !
Notre Flash Guide Pratique Concur envoyé aux abonnés cftchp@hpe.com
Comme promis dans notre Flash coup de gueule « Vous avez dit QVT ? » de vendredi dernier, nous ne vous laissons pas tomber face à Concur (pour la petite histoire Concur a été racheté par SAP en 2014…).
En mode secouriste, les spécialistes CFTC HPE ont échangé toute la semaine dernière pour vous proposer une semaine seulement après le lancement un mini-guide pratique déjà très complet dans sa version 3.1. Comme nous l’avions fait avec EEM à l’époque.
Objectif : vous aider à survivre à l’arrivée de Concur !
Nous restons à votre écoute pour perfectionner ce guide si nécessaire. Vos commentaires sont les bienvenus par courriel (écrivez-nous !) ou dans le nouveau sujet Blog : Survivre à Concur !
Ce travail de nos spécialistes est juste une preuve concrète de plus que vous pouvez compter sur la CFTC en toute circonstance : hier, aujourd’hui et demain !
Sacré boulot !
Merci
Le guide est super! Merci beaucoup
Super merci ! C’est pas du luxe !!
Super, ici tout le monde dit que CONCUR est une énorme galère donc ça va être très utile !
Bonjour et merci pour le guide
Y a-t-il des indications specifique pour les teleworkers et leur notes de frais de home office ?
bonjour 25
Nous supposons que tu parlais de l’abonnement Internet, et autres indemnités selon les cas …
Nous avons posé la question : aucune spécificité pour les Teleworkers.
Bon, je rebondis sur le commentaire 18, j'ai tout essayé mais mon application SAP Concur Mobile ne veut vraiment pas marcher... et pour ce qui est du support interne, je n'en peux plus de passer de service en service avec personne qui connait la manip suivante: "Je comprends qu’il faut vider le cache sur le serveur de l’info Concur concernant notre téléphone. Cette manip ne peut être faite que par un Sys Admin. Je crois que je fais overdose du Support IT pour les 20 prochaines années. Je passe mon tour…"
Je fais une overdose également..
Nouvelle version (# 4) !
Rajouts : approuver + suivi du status du report
https://www.cftchpe.fr/wp-content/uploads/2018/11/Mini-guide-Concur-v4.pdf
Mot de passe sur demande à cftchp@hpe.com ou dans notre Flash Pratique Concur du 26 novembre
Question DP CFTC
Question 7:
“
WELCOME TO HPE EEM (Employee Expense Management)
Since Concur Go Live is on Nov 19th, Nov 5th will be the last load of CITI transactions and Card transactions between Nov 6th and Nov 19th will automatically load into Concur for processing when Concur goes live.
Take immediate action to submit all your open EEM transactions as Nov 8th is the last Day for submission and any expense report that is not submitted in EEM must be recreated in Concur.
Managers to approve all the expense reports by 12th Nov, any expense report not fully approved must be recreated in Concur. If you have corporate card transactions which are usually paid on your behalf, you must pay Citi directly.
“
7.1 Quelles sont les transactions visées par cette dernière phrase ?
Induit-elle qu’HPE demande à ses salariés de lui faire une avance de fonds ?
7.2. SAP Concur accueille les utilisateurs français avec le message :
“ Your country is not live on SAP Concur.
Please use your existing process to submit your expenses.”
7.3. Pourquoi y a-t-il une interruption de service de 14 jours sur un processus où les retards de remboursements des transactions Citi génèrent des pénalités à charge de l’employé ?
Quelle sera la procédure de prise en charge systématique par HPE de telles pénalités dûes à l’absence d’outil fonctionnel pendant toute la période d’interruption de service ?
Réponse :
7.1. Certaines transactions sont effectuées par les salariés avec leur carte bancaire personnelle (oubli de carte, problème de Citi Card temporaire) mais HPE ne demande en aucun cas à ses salariés de faire une avance de fonds.
7.2. Ce message était affiché en attendant le Go Live.
7.3. L’interruption de service dans le cadre de changement d’outil est inévitable pour effectuer la transition des systèmes.
Si le salarié prouve que le retard de remboursement et la pénalité sont dus à HPE, alors la pénalité sera remboursée par HPE. Dans le cas contraire, il n’y aura pas de prise en charge par HPE.
Réponse à une question CFTC :
" Il n’y a pas de formation prévue pour ce nouvel outil"
Question DP
a) Comment se fait-il que pour utiliser l’application Concur, les salariés soient obligés d’accepter le partage de leurs données avec les partenaires de Concur ? L’application ne fonctionnant pas sur le mobile sans l’acceptation de ces conditions générales de licence.
S’agissant de données financières personnelles, comment prévoyez-vous d’appliquer les règles de la RGPD ?
b) Certaines notes ont déjà été comptabilisées et réglées dans EEM, mais elles réapparaissent dans l'outil CONCUR Que doit-on en faire ?
c) Pour les remboursements kilométriques, l'outil demande l'immatriculation du véhicule, est-ce légal en France ?
d) Comment HPE peut-elle concilier la lourdeur de cet outil (encore un) avec les résultats de la QVT qui mettaient en avant la lourdeur et la multiplicité des process
e) Sur l'intranet (https://hpe.sharepoint.com/sites/EMEA/france/EG/Pages/index.aspx). C’est toujours EEM qui apparait comme l'outil des notes de frais.
Réponse :
a) Le contrat conclu entre HPE et Concur contient des clauses conformes à la RGPD.
Les données personnelles dans Concur sont uniquement utilisées pour les demandes de déplacement, les réservation et dépenses des salariés HPE et non divulguées à des fins commerciales.
b) Un salarié concerné par ce dysfonctionnement est invité à ouvrir un case dans Concur pour résoudre sa problématique.
c) Il n’est pas obligatoire de communiquer la plaque d’immatriculation du véhicule dans l’outil.
d) Il s’agit d’un outil déployé mondialement et indépendamment de l’enquête QVT qui a été menée cette année.
e) La demande de mise à jour a été faite.
Question DP
Justificatifs pour les notes de frais :
Dans le nouvel outil, il est demandé de fournir un scan de chaque justificatif.
• Quel est le moyen donné par la direction pour effectuer cette tâche sans avoir à passer des heures devant le photocopieur / scanner de nos agences ?
• Un scan du justificatif est-il obligatoire pour chaque dépense ?
• Un scan global de l’ensemble des justificatifs d’un même report est-il suffisant ?
• Quelle est la raison de la nécessité d’envoi des originaux des justificatifs ainsi que la copie du ‘report’ au centre de traitement de Grenoble ?
Réponse :
Il s’agit d’un processus global auquel la France ne peut pas déroger.
Il faut scanner les justificatifs par dépenses. Il n’est pas possible d’effectuer un scan global.
Il est nécessaire d’envoyer les originaux des justificatifs ainsi que la copie du « report » au centre de traitement de Grenoble pour des raisons de gestion (évite les pertes, cela permet aux approbateurs de voir les reçus et de comprendre davantage les notes de frais) et pour des raisons juridiques (en cas de contrôle URSSAF).
@32
Salarié ESF (DXC). On a Concur depuis le début de l'année.
J'ai toujours scanné mes justificatifs groupés suivant ce qui m'arrange (souvent par date) : jamais aucun problème.
Avec ce mode il est plus simple de télécharger le scan dans Concur au moment de la création de la dépense.
Nouvelle version du guide pratique ! Version 5
https://www.cftchpe.fr/dossiers-pratiques
Ajouts :
Numérisation des reçus
Mot de passe sur demande à cftchp@hpe.com ou dans notre Flash Pratique Concur du 26 novembre
si ce n'était l'itemisation des factures (pénible) et le trop grand nombre de catégories de dépenses(on s'y perd), je trouve l'outil plutôt bien fait et je n'ai pas mis longtemps à faire ma note de frais.
Bonjour à tous,
On envoi tjs à Trams CC21 ?
Réponse DP
Il y a une période de stabilisation qui génère une extension des délais de traitement.
Cette situation devrait être stabilisée au retour des congés de Noël.
Un salarié qui aurait des agios/pénalités de retard imputable au retard de l’outil devra en apporter la preuve pour se faire rembourser via note de frais.
CITI a été informé des impacts de cette phase de transition.
Question DP
a) Dans l’outil apparaissent des dépenses précédemment réglées dans l’EEM.
Doit-on les supprimer dans Concur ?
b) S’il faut logger un case pour le faire, quelle est la procédure ?
Les warning dans la création d’un report (itemize, second approver) même renseignés apparaissent toujours.
Confirmez-vous que ces messages sont normaux ?
Réponse :
a) La réponse à cette question a été apportée le mois dernier : le salarié est invité à ouvrir un case dans l’outil.
b) Allez sur MyHPEtravel => Onglet « Help » où tous les types d’aide nécessaire pour joindre CTW, CITI ou autre sont recensés.
Ou passer sur Concur => Onglet « Travel »
Les warning dans la création d’un report n’empêchent pas la soumission de la note de frais et son remboursement.
Question DP CFTC
La direction peut-elle nous indiquer en quoi le nouvel outil de note de frais ( SAP Concur) simplifie la vie des salariés par rapport à l’outil précédent ?
Réponse :
La mise en place de l’outil Concur est une simplification car il regroupe trois outils en un.
De plus, l’application mobile est très pratique car elle permet de photographier les justificatifs.
Question DP CFTC
Question 16 :
Afin de simplifier la compréhension de l’outil, existe-il un paramétrage 100% en français de SAP Concur, comme c’était le cas sur l’outil précédent
Réponse :
Il existe un paramétrage 100% en français de l’outil via le lien suivant : https://www.concursolutions.com/nui/signin
Question DP
Vous nous avez annoncé une certaine amélioration du processus de remboursement des frais. Pourriez-vous, sous forme de « Quick-Call » par exemple, expliquer les nombreux avantages de cet outil et comment les mettre en place ?
Réponse :
Il n’y a pas d’équipe dédiée en France permettant d’apporter un support sur cet outil.
Question DP
La création d’une note de frais avec ce nouvel outil demande plus de temps, et donc rajoute du délai dans la soumission et le paiement des notes de frais. Serait-il possible de rallonger le délai de paiement à Citi, avec notification lorsque le débit d’une pénalité de retard va être effectué ?
Réponse :
Nous sommes actuellement dans une période de transition qui devrait être stabilisée après les congés de Noël. Il n’est pas possible de rallonger le délai de paiement avec CITI. En cas de pénalités imputables à l’outil, les frais seront imputables à HPE et non au salarié.
Question DP
Est-il possible de mettre dans le système un scan de plusieurs factures ? Au lieu d’un scan par facture. Si oui y a-t-il une procédure particulière à suivre ?
Réponse :
Il s’agit d’un processus global auquel la France ne peut pas déroger.
Il faut scanner les justificatifs par dépenses.
Par contre, il est toujours possible de faire un montage de scan qui reprend toutes les dépenses.
Question DP CFTC
Outil Concur, un salarié ayant un statut de télétravailleur en France a émis sa demande de remboursement de ses frais de connexion internet. Ce remboursement a été soumis à l’approbation active du manager. Est-ce que l’outil peut être amélioré pour éviter chaque mois cette approbation active et très administrative pour les managers ?
Réponse :
L’outil ne prévoit plus de passive approval et n’est modifiable sur ce sujet.
Questions DP
a) Comment supprimer une dépense qui a été déjà réglée directement à CITI et qui apparait toujours ? Doit-on faire un case ?
b) Des notes de frais datant de novembre n'ont toujours pas été réglées, les justificatifs ont été fournis, le "cost location" est correct, l'allocation aussi, il y a un jeu de ping pong avec les approbateurs.
Chaque nouvel évènement dans concur rallonge le délai (1 jour, 2 jours ou plus suivant le cas).
Par exemple, refus car demande d'explication -> 1 mail de concur le lendemain
Si explication donnée, le parcours se relance le lendemain et ça continue ainsi
2 jours de validation…
c) Quand la période de transition (ou de stabilisation) sera-t-elle terminée pour cet outil ? Elle était prévue initialement pour se terminer fin 2018.
Réponse :
a) Le salarié concerné doit faire appel au support CONCUR/HPE Travel (en loguant un case) pour supprimer la dépense déjà réglée à Citi et qui apparaît toujours dans Concur.
b) Une escalade est en cours pour connaitre les raisons de ces retards de remboursement ainsi qu’une date prévisionnelle de résolution.
c) Une escalade est en cours pour connaitre la date de fin de cette période de transition.
Question DP CFTC
Question
Certains salariés n’ont toujours pas été remboursé leur note de frais effectué dans le système depuis le mois de décembre 2018. Le système indique « SENT FOR PAYMENT » depuis 3 semaines ! Le support EEM ne répond pas. Quand les salariés seront-ils remboursés de leur note de frais ?
Réponse :
Une escalade est en cours pour connaitre les raisons de ces retards de remboursement ainsi qu’une date prévisionnelle de résolution.
Questions DP
Les remboursements note de frais avec l’application CONCUR prennent dans certains cas plus de 4 ou 5 semaines. Une fois le status « Sent for Payment » atteint, on ne dispose plus d’aucune information et le paiement n’est toujours pas effectué quelque fois après 5 semaines.
Pouvez-vous garantir qu’AUCUN frais (late fee) ne sera appliqué par Citicard aux employés HPE, tant que le système CONCUR fonctionnera de cette manière ?
Réponse :
Aucun frais ne sera appliqué par Citi aux salariés HPE tant que ces frais sont imputables aux problèmes techniques du système Concur.
Questions DP
Question : Les remboursements de notes de frais sont beaucoup trop lents. 1 mois dans le meilleur des cas versus 15 jours pour EEM. Alors que les managers ont approuvé les dépenses. Des signaux d’exceptions sont visibles sans raison. Est-ce cela qui perturbe les opérateurs qui doivent changer le statut du fichier pour payement
Nous demandons que les remboursements de notes de frais se fassent dans les 15 jours.
Réponse :
Une escalade est en cours pour connaitre les raisons de ces retards de remboursement ainsi qu’une date prévisionnelle de résolution.
Question : quelle est la procédure à utiliser pour supprimer une dépense dans l’outil Concur ? (cas d’une dépense refusée et réglée par virement personnel)
Réponse :
Le salarié doit poser un case.
Question DP CFTC
Pouvez-vous confirmer que les demandes de pre approvals doivent être faites avec Concur quel que soit le déplacement ?
Si oui, pouvez-vous rappeler la procédure ?
Réponse :
Il convient de suivre la procédure sur Concur à l’adresse suivante https://www.concursolutions.com/home.asp en sélectionnant l’onglet request.
Bonjour
Toujours pas de nouvelles sur les remboursements de notes de frais avec COncur ?
J'en suis à 1 mois maintenant et je ne vois toujours rien arriver ! C'est la première fois en plus de 30 ans chez HP, que je vois ça !!
Je peux comprendre qu'ils aient des soucis, mais ils n'ont pas l'air pressé de les résoudre ... et surtout, on n'a aucune visibilité !
Merci
Questions DP
Les dépenses catégorie Train apparaissent le plus souvent avec un warning « montant trop élevé » et nécessitent donc une approbation active du manager.
En France les déplacements business en TGV sont fréquents. De plus les frais agence CWT sont élevés 16€80 par billet.
Dans la HPE Global travel Policy (https://hpe.sharepoint.com/teams/CorporateStdDMT/Approved/HPE026-08.pdf)
il n’y a pas de grille de référence pour ce type de dépense,
ni dans le fichier additionnel « Country Specifics »
(https://hpe.sharepoint.com/:x:/r/sites/F2/CFO/employee-expense-reimbursement/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc=%7B4371F58A-8D67-4F97-AA94-672679110F6D%7D&file=Expense%20Type%20Additional%20Information.xlsx&action=default&mobileredirect=true)
• Quelles sont les limites saisies dans la base Concur ?
• Si ces limites sont identiques pour tous les pays, est-il prévu qu’elles soient modifiées et adaptées à la France ?
Réponse : Le salarié doit choisir parmi l’offre de billets de train proposée par Carlson. Ces limites sont indicatives et n’empêchent pas la soumission de la demande. A ce jour, il n’est pas prévu de les modifier.
Pour rappel, la facturation des prestations de services diffère en fonction du type de sollicitation (en ligne, en ligne + assistance téléphonique, uniquement par téléphone) et du type de transport (avion/train).
Question DP
a) Comment fait-on pour réserver un hôtel qui n'est pas référencé dans Concur (30 à 40% moins cher que l'hôtel référencé) ?
b) A partir du moment où une dépense est approuvée dans CONCUR, pourquoi l'administrateur Concur peut-il refuser de la payer ?
Réponse : La politique HPE n’autorise que les hôtels référencés par Carlson. Néanmoins, un salarié peut faire la demande de référencement d’un hôtel en envoyant les références de celui-ci par mail à l’adresse suivante : hpe-global.travel@hpe.com
L’administrateur CONCUR peut refuser de payer une note de frais car elle ne répond pas aux règles édictées par la politique de déplacement HPE.
Question DP CFTC
Une salariée à jour de ses notes de frais voit dans son relevé Citi un solde débiteur de 655.90 € dû au 4 février 2019, incluant 13.12€ de “late payment fee”.
Pourquoi les délais d’approbation de note de frais et de paiement sont aussi longs?
La direction est-elle consciente que ces délais et problèmes génèrent des pénalités qui au final seront payées par HPE?
Quelle action la direction prévoit-elle de prendre pour résoudre ce problème?
Réponse :
Une escalade est en cours pour connaitre les raisons de ces retards de remboursement ainsi qu’une date prévisionnelle de résolution.
Si des cas de remboursement sont réellement problématiques et ne sont pas effectués depuis plusieurs semaines, il convient de nous faire remonter les employees ID. Les cas sont traités et nous sommes actuellement en période de stabilisation.
Amazing... Note de frais adsl soumise le 15/2, seulement *approuvée* le 12/3... par le VP de notre business unit ! C'est un petit montant, mais ce processus c'est pas très efficace. Si c'était pour un voyage ce serait gênant.
Bonjour. Avant de s'inquiéter doit-on considérer que le délai "standard" de remboursement est maintenant de quatre semaines ? Si ce délai n'est pas respecté y-a-t-il une adresse e-mail dédiée Concur que l'on l'on peut utiliser pour remonter un problème ? Merci
Question DP
Quel est l’intérêt de renvoyer le report et les copies des justificatifs alors que cette copie est déjà associée à chaque ligne de dépense dans le report dans Concur ?
Pourquoi une procédure plus adéquate n’est-elle pas mise en place dans ce cas de justificatifs non reçus ?
Si dysfonctionnement à Grenoble est avéré, pourquoi les salariés devraient-ils être pénalisés (perte de temps par copie de tous les justificatifs et reports + envoi) ?
Réponse :
Comme déjà répondu, l’intérêt de renvoyer le report et les justificatifs alors que la copie associée est déjà dans l’outil CONCUR est d’ordre légal. Il s’agit d’une obligation due à la réglementation URSSAF. La Direction se renseigne sur le point de savoir si une dématérialisation exclusive serait désormais autorisée en France.
Les documents sont réceptionnés à Grenoble, qui centralise et renvoi les documents en Pologne.
Les accusés de réception sont faits en Pologne.
Les accusés de réception se font via la lecture du code barre inscrit sur le rapport de dépenses.
Toutefois, la Direction a escaladé le point pour étudier des voies d’amélioration de ce process.
Question DP
CONCUR : validation des NdF pendant les congés :
Les NDF soumises pendant cette période de congés nécessitent toujours la validation des managers ou personnes en charge d’approuver les dépenses engagées, déjà pré-validées lors de la demande d’autorisation de voyage.
Manifestement un délai 10 jours ouvrés maximum est fixé pour cette approbation, car à la suite ce message arrive dans l’outil :
Qu’est-il prévu pour remédier à cette non-approbation dans les délais car manifestement rien n’a été prévu pour assurer le remplacement de la personne partant en congés ?
Pendant ces périodes, ce délai ne pourrait-il pas être rallongé ?
Réponse :
Le système ré-assigne automatiquement l’approbation au manager du manager concerné après 7 à 10 jours. Ce délai n’est pas modifiable et s’explique par le fait que, passé 30 jours calendaires, des frais de retard de paiement peuvent être appliqués.
L’approbateur qui part en congé doit ajouter un autre approbateur en cas d’absence afin d’éviter ce type de problématique.
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